POLITIQUES ET PRATIQUES ENCANDRANT LA GOUVERNANCE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Seccan s’engage à protéger tous les renseignements personnels recueillis et utilisés dans la gestion de ses activités.

Objet : Cette politique vise à établir des mesures pour protéger les informations confidentielles de notre organisation, en assurant leur confidentialité, intégrité et disponibilité. Elle définit les responsabilités des employés et les mesures de sécurité nécessaires pour prévenir toute divulgation non autorisée ou utilisation abusive des informations confidentielles.

Champ d’application : Cette politique s’applique à tous les employés, sous-traitants, consultants, clients, candidats et volontaires de l’organisation, ainsi qu’à tout tiers ayant accès aux informations confidentielles de l’organisation.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Un renseignement personnel est défini comme étant tout renseignement ou combinaison de renseignements qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier.

Cependant, le nom d’un individu, de même que ses coordonnées professionnelles, soit son titre, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique professionnels ne sont pas des renseignements personnels.

Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre.

CONSENTEMENT

Lorsque nous obtenons de l’information vous concernant, nous demandons en premier lieu votre consentement par écrit à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements recueillis pour les fins indiquées. Nous solliciterons votre consentement lors de toute autre utilisation, divulgation ou collecte de vos renseignements personnels ou lorsque les fins pour lesquelles vos renseignements ont été collectés changent.

Notre entreprise s’engage à utiliser les renseignements fournis uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et à les conserver pour la durée nécessaire à la réalisation du service demandé. 

Nous pouvons toutefois les recueillir, les utiliser ou les divulguer sans votre consentement lorsque cela est permis ou exigé par la loi. Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans que vous en soyez informés ou que vous n’ayez donné votre consentement. De telles circonstances sont réunies lorsque, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il est impossible ou peu probable d’obtenir votre consentement ou lorsque les renseignements sont nécessaires en vue de mener une enquête sur une possible rupture de contrat, de prévenir ou de détecter une fraude ou encore d’appliquer la loi.

LIMITES DE LA COLLECTE, DE L’UTILISATION ET DE LA DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les fins pour lesquelles des renseignements sont recueillis sont généralement pour confirmer l’identité d’une personne, créer un dossier clients, se conformer aux exigences légales. 

Nous limitons la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels uniquement aux fins que nous vous avons indiquées. Vos renseignements personnels ne peuvent être consultés que par certaines personnes autorisées, et ce, uniquement dans le cadre des tâches qui leur ont été attribuées.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous devons détruire ces renseignements conformément à la loi et à notre politique de conservation des dossiers. Lorsque nous détruisons vos renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.

EXACTITUDE

Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

Les renseignements personnels qui servent de façon continue, y compris les renseignements personnels qui peuvent être communiqués à des tiers, seront généralement exacts et à jour à moins que des limites se rapportant à l’exactitude de ces renseignements ne soient clairement établies.

Le degré d’exactitude et de mise à jour ainsi que le caractère complet des renseignements personnels dépendront de l’entrée de vos données lors du formulaire de consentement à la collecte.

Vous avez la possibilité de modifier vos renseignements personnels en tout temps en communiquant avec nous.

RESPONSABILITÉ

Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous avons en notre possession ou qui sont sous notre garde, y compris les renseignements que nous confions à des tiers aux fins de traitement. Nous exigeons de ces tiers qu’ils conservent ces renseignements selon des normes strictes de confidentialité et de sécurité.

Notre équipe de protection des renseignements personnels supervise la présente politique de protection des renseignements personnels et les processus qui y sont liés ainsi que les procédures à respecter afin de protéger ces renseignements. 

Notre personnel est renseigné et adéquatement formé sur nos politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

MESURES DE SÉCURITÉ

Nous avons mis en place et continuons à élaborer des mesures de sécurité rigoureuses afin que vos renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre tout accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.

Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles que la restriction des accès à ce qui est nécessaire; la sauvegarde et l’archivage des données au moyen d’un système externe, etc.); et mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe et de chiffrement (par exemple, le changement fréquent de mots de passe et l’utilisation de pare-feu)[SH1] 

ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Seul le personnel autorisé peut avoir accès aux renseignements vous concernant. L’entreprise s’assure que ces personnes sont qualifiées pour accéder à ces renseignements et que l’accès est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.

DEMANDE D’ACCÈS AUX RENSEIGNEMENT ET MODIFICATIONS

Vous avez le droit de savoir en toute temps de consulter vos renseignements personnels en effectuant la demande à notre équipe de protection des renseignements personnels.

Vous pouvez vérifier l’exactitude et de l’exhaustivité de vos renseignements personnels et, le cas échéant, en demander la désindexation ou en faire la modification. Toute demande type de demande en lien avec votre information sera traitée dans un délai de 30 jours.

QUESTIONS ET APPROBATION

La présente politique est approuvée par l’équipe de la protection des renseignements personnels de SECCAN Inc, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :

Adresse : 1570 Rue Ampère Bureau 406, Boucherville, Quebec J4B 7L4

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec l’équipe de protection des renseignements personnels

Courriel : confidentialite@seccan.com